La crisi del 2020 che tutto il mondo sta affrontando, sta portando sempre più attività ad approdare con svariate difficoltà, online, attraverso grosse limitazioni o grandi cambiamenti nell'erogazione dei prodotti e servizi che le aziende, gli enti e i privati offrono. Al fine di poter sopperire, almeno un minimo al problema, oggi mi impegno a portare alla vostra attenzione un potente strumento digitale, gratuito, che si può adottare per migliorare la nostra produttività nel campo digitale, che siate insegnanti, studenti o professionisti, e che vedremo nel dettaglio attraverso una serie di video. Sto parlando ovviamente, della Google Workspace di Casa Big G.
Salve a tutti Amici del Web e bentornati sul mio Blog! Io sono Lorenzo, e in questo secondo articolo sono qui per mostrarvi come padroneggiare la Google Workspace e mantenervi super produttivi in ufficio, a scuola o a casa! Sempre di più infatti è fondamentale conoscere e saper utilizzare gli strumenti digitali che il nostro tempo ci propone! Vi invito a leggere l'articolo fino alla fine per non perdere nessuno dei software proposti o uno dei miei preziosi consigli! Ma prima di cominciare, vi ricordo di Iscrivervi al Canale YouTube, attivando la campanella degli avvisi e di lasciare un bel mi piace per supportarmi, ma non perdiamoci in chiacchiere e diamoci dentro!
Introduzione:
Innazitutto è doveroso informarvi che questo è il secondo video di una serie, pertanto chi si fosse perso il primo episodio, può tranquillamente recuperarlo dalle schede. L'intento di oggi è quello di introdurvi brevemente questo pacchetto di software e servizi, qualora ancora non lo conosciate. Google Workspace è una suite di software e strumenti di produttività per il cloud computing e per la collaborazione online, offerta in abbonamento da Google ma alla quale si può usufruire, con alcune limitazioni, anche senza abbonamento. Include le diffuse applicazioni web di Google tra cui Gmail, Hangouts, Calendar, Drive, Documents, ecc... . Nonostante questi prodotti siano disponibili gratuitamente agli utenti privati, Workspace offre vantaggi specifici per le aziende che decidono di abbonarsi. In quanto soluzione di cloud computing, offre un approccio diverso rispetto ai software di produttività personale per l'ufficio in commercio, offrendo l'hosting delle informazioni dei clienti nella rete di data center sicuri di Google, o su server tradizionali gestiti internamente e fisicamente nelle sedi aziendali. Secondo Google, più di 5 milioni di organizzazioni nel mondo utilizzano Google Apps, tra cui il 60 per cento delle aziende della classifica Fortune 500. Dopo questo piccolo excursus sulla storia di queste app, possiamo senza dubbio dire che ci troviamo di fronte ad una potenza informatica senza precedenti, che non si rivolge soltanto alle aziende, ma anche ai privati.
Google come abbiamo già detto, offre svariate tipologie di Apps e diversi vantaggi alle aziende che decidono di affidarsi ai suoi servizi, tuttavia le stesse Apps non sono rivolte solo agli utenti "Enterprise". Qualunque utente con un telefono Android, con molte probabilità, utilizza di default i servizi Google sopracitati, gratuitamente, anche se con qualche piccola limitazione. Questo perché la politica "Business" è orientata a quegli utenti che usufruiscono del servizio/prodotto Google, ma necessitano di Assistenza, il 90 per cento degli utenti invece, operando con azioni "base" (passatemi il termine) non necessita di grande aiuto o assistenza. Ecco perché quindi, grazie ad un semplice account Google potremo avere accesso ad una miriade di strumenti gratuiti per la nostra produttività. Andiamo a vedere quindi più da vicino, quelle che, secondo me, sono le 3 App Google che approfondiremo oggi:
1) Google Drive:
Credo che sia impossibile che non ne abbiate quantomeno sentito parlare. Google Drive, proprio come GMail, è la colonna portante dell'infrastruttura di servizi titanica messa su da casa Big G. Trattasi di un servizio web, in ambiente cloud computing, di memorizzazione e sincronizzazione online introdotto da Google il 24 aprile 2012. Basato su software open source, comprende il file hosting, il file sharing e la modifica collaborativa di documenti, inizialmente fino a 5 GB, da ottobre 2013, invece fino a 15 GB gratuiti (inclusivi dello spazio di memorizzazione di Gmail e di Google Foto) estendibili fino a 30 TB in totale con un piano di abbonamento mensile. Stiamo parlando di uno dei servizi maggiormente utilizzati al mondo, che vanta un'interoperabilità, limitata praticamente solo dal nostro pensiero. Soffermatevi un momento sui numeri: 15GB di spazio per poter modificare in maniera collaborativa i documenti. Parlando in termini di un documento di testo, neanche una tesi di laurea raggiungerà mai quelle dimensioni, anche se piena di immagini e tabelle. E in più potremo condividere il file direttamente con i nostri collaboratori, che rimanendo nell'esempio della tesi è come avere un contatto diretto e costante, con il docente che ci fa da relatore. Capite quanto una cartella condivisa di Drive possa essere utile nei lavori di gruppo? Può essere usato via Web, caricando e visualizzando i file tramite il web browser, oppure tramite l'applicazione installata su computer, che sincronizza automaticamente una cartella locale del file system con quella condivisa. Su Google Drive sono presenti anche i documenti creati con Google Documenti e che, insieme, formano un servizio dalla sinergia semplicemente imbattibile. Vi basti pensare che non dovrete più cercare applicativi per poter lavorare: create la vostra cartella condivisa, e lavorate con gli strumenti Google. Tutto in un unico posto. Per farvi un altro esempio, se siete insegnanti e volete creare una cartella condivisa dalla vostra classe per la DaD, potrete caricare appunti in formato pdf, documenti di testo, fogli di calcolo, ecc... in modo da permettere ai vostri studenti di usufruire di materiale aggiuntivo per le lezioni, oppure potrete chiedere loro di caricarvi i compiti nella cartella condivisa con nome e cognome. Queste sono solo le prime idee che mi sono venute in mente per l'utilizzo di Google Drive, ma credo che i due esempi vi abbiano fatto comprendere quantomeno le potenzialità che uno strumento del genere possiede. Inoltre le potenzialità di Drive non si fermano alla lavorazione collaborativa di file o alla condivisione di cartelle tra più persone. Di fatti, un altro punto cardine di Google Drive è la possibilità di condividere dei files, anche di grosse dimensioni, e di mandarli per email attraverso link di Drive. Potrete inviare video, documenti, archivi compressi, ecc... attraverso un singolo servizio, con la sicurezza che verrà recapitato al mittente grazie alla vostra casella di posta. A questo proposito mi sento di dovervi dire che, usato in tandem con GMail, i servizi di Drive presentano una marcia in più: di fatti, il servizio è totalmente integrato con la casella di posta, confermando quest'ultimo servizio come il punto cardine dell'infrastruttura. Tutti i servizi della Google Workspace ruotano attorno a GMail in una sinfonia informatica che vuole fare scuola a tutte le aziende del settore, riuscendoci benissimo. Inoltre, non bisogna assolutamente tralasciare, la possibilità di utilizzare Google Drive come sistema di backup (per dati, contatti, documenti, lavori, ecc...). Certo, magari per questa tipologia di servizi è necessario più spazio dei semplici 15GB gratuiti (molte aziende hanno bisogno anche di decine di TB) tuttavia, è da considerare che per piccoli lavori vanno più che bene. Tornando all'esempio della tesi, che facevo prima, potreste utilizzare il servizio per fare il backup delle risorse utilizzate oltre che per condividere la tesi, sviluppando il tutto attraverso il cloud di Google. Vedete le moltitudini di possibilità che si aprono di fronte questo servizio che erroneamente viene considerato "semplice"? Google Drive non è affatto semplice, è uno strumento complesso che permette di operare in più campi e a più livelli, ed è incentrato sulla cooperazione. Queste caratteristiche così peculiari del prodotto di casa Big G, rendono inestimabile l'utilizzo di questo strumento a livello lavorativo. E non stupisce quindi se sempre più aziende si affidano alla sinergia di questi prodotti per poter operare in ambito lavorativo. Google Drive è una perla del settore Cloud Computing in continua ascesa, che, incastonata nell'infrastruttura di servizi Google, corona l'intera azienda come Regina dei servizi informatici.
2) Google Documents:
Insieme a Google Drive, come possiamo facilmente intuire, troviamo in combinazione perfetta Google Documents. Di fatti, attraverso Google Documents potremo usufruire di: Documenti, Fogli, Presentazioni e Moduli Google (in inglese rispettivamente Google Docs, Google Sheets, Google Slides e Google Forms) che sono rispettivamente dei programmi gratuiti e basati su Web di elaborazione testi, fogli elettronici, presentazioni e sondaggio, tutto parte di una suite per l'ufficio offerta da Google come parte del servizio Google Drive. La suite consente agli utenti di creare e modificare documenti online e di collaborare con altri utenti in tempo reale. Le tre applicazioni sono disponibili come applicazioni Web, come applicazioni di Chrome che funzionano offline e come applicazioni per dispositivi portatili Android e iOS. Che è come dire che basta possedere un dispositivo digitale ed una connessione per poter operare con questo potente strumento tecnologico! Le applicazioni sono compatibili con i formati dei file di Microsoft Office, permettendovi quindi di cooperare con chi lavora offline o permettendovi di modificare documenti che stavate creando prima di iniziare ad utilizzare la suite offerta da Google. L'intera suite è composta inoltre da Moduli e Disegni di Google. Nonostante Moduli e Tabelle siano disponibili solo come applicazioni Web, Disegni è anche disponibile come applicazione di Chrome. Entrando nel dettaglio delle Apps, Google Moduli è uno strumento che consente di raccogliere informazioni dagli utenti tramite un sondaggio o un quiz personalizzato. Le informazioni vengono quindi raccolte e automaticamente collegate a un foglio di calcolo. Il foglio di calcolo è poi compilato con le risposte che gli utenti hanno dato ai sondaggi e ai quiz. Il servizio moduli ha subito diversi aggiornamenti nel corso degli anni aumentando le sue funzionalità. Queste includono, ad esempio: la ricerca di menu, la possibilità di mostrare le domande in ordine casuale, la limitazione delle risposte a una volta per persona, URL più brevi, temi personalizzati, la generazione automatica di suggerimenti di risposta durante la creazione dei moduli e un'opzione "Carica file" per gli utenti che rispondono alle domande che richiedono loro di condividere contenuti o file dal proprio computer o Google Drive. Nell'ottobre 2014, Google ha introdotto componenti aggiuntivi per Google Moduli, che consentono agli sviluppatori di terze parti di creare nuovi strumenti per più funzionalità nei sondaggi. A luglio 2017, Google ha aggiornato il servizio con diverse nuove funzionalità. La "convalida intelligente della risposta" è in grado di rilevare l'inserimento di testo nei campi del modulo per identificare ciò che è scritto e chiedere all'utente di correggere le informazioni se queste sono state inserite erroneamente. A seconda delle impostazioni di condivisione dei file in Google Drive, gli utenti possono richiedere di caricare file da persone esterne alle rispettive società, con il limite di archiviazione inizialmente impostato su 1 GB, che può essere modificato in 1 TB. Una nuova griglia di controllo consente risposte multi-opzione in una domanda. In Impostazioni, gli utenti possono apportare modifiche che incidono su tutti i nuovi moduli, ad esempio raccogliendo sempre indirizzi e-mail. La suite è fortemente integrata con Google Drive confermando la sua estrema portabilità e immensa potenza. Pensateci, in fondo per usare questi strumenti non basta che una connessione ad internet per poter sfruttare l'enorme potenziale che tutta l'infrastruttura Google offre, l'evoluzione digitale dietro questo cambiamento infatti, è stato trasformare il paradigma della produttività "localizzata" sul proprio personal computer, ad un paradigma di produttività "globale". Esattamente il paradigma dell'ormai famoso Smart Working, dove non importa il luogo fisico di lavoro, ma la possibilità di lavorare, sempre e comunque, e con qualsiasi strumento digitale a disposizione! Di fatti, tutti i file creati con le applicazioni sono salvati per impostazione predefinita su Google Drive, che diventa centrale nel sistema Google esattamente come GMail (senza l'uno infatti, non c'è l'altro, lavorano simbioticamente). Documenti, Fogli e Presentazioni, sono gli equivalenti di Word, Excel e PowerPoint, non credo abbiano bisogno di molte presentazioni; inoltre ne ho gia parlato in uno scorso video, che ti lascio sempre qui sopra nelle schede se vuoi approfondire meglio di quali prodotti software si parli. Disegni invece, è un software che ci consente di disegnare, permettendoci di creare grafici, impostare diagrammi, creare diagrammi di flusso e poi aggiungerli ad altri documenti o incorporali in un sito web, il tutto con la massima semplicità. Già da qui, come è stato per Google Drive, possiamo già intravedere molteplici usi che si possono fare di questi strumenti digitali, oltre a quelli convenzionali. Ad esempio, avete mai pensato di utilizzare Moduli di Google come piattaforma per poter fare dei Quiz Online? Se ci pensate è un'ottima alternativa: si formula la domanda e si impostano le risposte (o si consente la risposta libera), le domande a risposta multipla vengono corrette in automatico sul web, dal momento che le avete impostate voi, mentre potrete tranquillamente correggere e/o valutare le risposte aperte (qualora non vogliate usare le domande a completamento). Volendo potreste utilizzare Moduli per impostare la lista di attesa di un ufficio (come uno studio dentistico ad esempio) facendo inserire i dati della persona che vuole prenotare il servizio desiderato, permettendo di evitare quindi la formazione di inutili code e quindi assembramenti, fattore che in questo momento storico, è determinante. Vedete le possibilità dietro questa immensa Suite? I miei sono tuttavia solo esempi, pertanto prendeteli come tali! Non è assolutamente mia intenzione dirvi come utilizzare la Suite, il mio intento, e spero che questo possa trasparire dal mio racconto, è quello di farvi vedere le possibilità, le opportunità, che questi servizi offrono! Oggi più che mai importanti nello svolgimento del lavoro quotidiano. Indubbiamente, mediante le sue molteplici sfaccettature, Google Documents è il fulcro, il cuore pulsante della Google Workspace. Un ventaglio di software volti alla costante risoluzione di problemi che aziende, enti o privati, possono incontrare durante il loro lavoro.
3) Google Meet:
A chiudere il secondo trittico di Software della Google Workspace da me trattati, c'è l'ormai famosissimo Google Meet. Posso dire con estrema sicurezza che tutti noi ne abbiamo quantomeno sentito parlare almeno una volta, e certamente insegnanti e studenti avranno avuto spesso modo di usarlo in questo periodo, come anche io d'altronde. Stiamo parlando dell'applicazione di teleconferenza di casa Big G che, insieme a Chat, costituisce una delle due nuove versioni di Hangouts che Google sta cercando di ritirare da Ottobre 2019. Inizialmente pensato per essere uno strumento esclusivamente Enterprise, quindi rivolto esclusivamente agli utenti Business, da Aprile 2020, a causa dell'emergenza COVID-19, il servizio è stato reso gratuito per tutti gli utenti, cosa che ha indirettamente provocato speculazioni sul fatto che la versione consumer di Google Meet accelererebbe la deprecazione di Google Hangouts. Google Meet, per uso desktop, è un prodotto software usufruibile mediante un qualunque browser web: a differenza di altre piattaforme di virtual meeting non richiede alcun client installato (il che elimina il dover scaricare programmi, installarli, ecc... mantenendo in tutto e per tutto la politica degli altri servizi software secondo il quale, basta la sola connessione per usufruire del servizio. Invece, per i dispositivi mobili si può usare un'app specifica. Gli utenti hanno bisogno di un account Google per avviare chiamate e, come gli utenti di Google Workspace, chiunque disponga di un account Google è in grado di avviare una chiamata Meet da GMail. Non so se avete colto la sottigliezza: basta una casella di posta GMail per poter effettuare le chiamate, nulla di più. Le chiamate gratuite per riunioni non hanno limiti di tempo, ma saranno limitate a 60 minuti a detta di Google. Per motivi di sicurezza, gli host possono negare l'ingresso e rimuovere gli utenti durante una chiamata, ottima funzionalità per bannare dalle chiamate i "disturbatori". A partire da aprile 2020, Google prevede di implementare un filtro audio con cancellazione del rumore e una modalità per la scarsa illuminazione, due chicche che vengono in aiuto a tutti quegli utenti che, non possono disporre di strumentazioni molto costose, ma che così gli permettono di avere lo stesso ottimi risultati. Poiché Meet viene eseguito in un browser e non richiede un'app o un'estensione, dovrebbe presentare meno vulnerabilità di sicurezza rispetto ai servizi di videoconferenza che richiedono un'app desktop, mantenendo fede alla filosofia di attenzione alla sicurezza che l'azienda cerca di portare avanti in tutti i suoi prodotti e servizi. Ma vediamo nel dettaglio le funzionalità di Google Meet:
1) Consente fino a 100 membri per chiamata per utenti di Google Workspace Basic e fino a 250 per utenti di Google Workspace con abbonamento;
2) Permette la possibilità di partecipare alle riunioni dal Web o tramite l'app Android o iOS (mantenendosi ultra portabile)
3) Permette la possibilità di convocare riunioni con un numero di accesso esterno (garantendo l'accesso a chiunque)
4) Consente numeri di accesso protetti da password per gli utenti di G Suite Enterprise Edition (per una maggiore attenzione alla sicurezza per gli utenti in abbonamento)
5) Consente l'integrazione con Google Calendar per riunioni con un clic, in modo da creare maggiore integrazione tra tutti gli altri software e creare maggiore sinergia tra essi
6) Permette la condivisione dello schermo per presentare documenti, fogli elettronici o presentazioni, o per far vedere qualsiasi altro programma, in modo da permettere lavori in condivisione, anche con programmi diversi da quelli offerti dalla Suite Google
7) Consente chiamate crittografate tra tutti gli utenti
8) Permette di avere i sottotitoli in tempo reale basati sul riconoscimento vocale come per i video di YouTube, in modo da permettere di seguire gli incontri anche a chi si trova in un luogo rumoroso o ha problemi di audio
Capite, Google Meet vuole risolvere qualunque problema possa insorgere prima ancora che insorga! E poi la qualità della chiamata, fatevelo dire, è molto migliore di quella offerta da molti altri competitor, confermando una volta ancora quanto Google abbia realmente una marcia in più rispetto a tutti gli altri. Google Meet è un servizio efficiente, bello da vedere e funzionale, ed è anche grazie alla sua massima integrazione con tutti gli altri prodotti Google che diventa un altro elemento di punta di una Suite, già così strabiliante, quale è la Google Workspace.
E questo era il mio #2 articolo sulla Google Workspace! Realizzerò il suo seguito la prossima settimana, pertanto restate connessi! Spero che il mio video vi sia piaciuto, eventualmente fatemelo sapere qui sotto nei commenti o con un bel Mi Piace. Vi invito come sempre a seguirmi sui vari social se volete rimanere in contatto con me, trovate i link in descrizione. Vi ricordo inoltre di iscrivervi al mio Canale Telegram per ricevere la mia "Ogni Tanto Letter" settimanale con le news più interessanti del settore informatico. Se avete dubbi o consigli o se volete suggerirmi il tema del mio prossimo video, non esitate a farmelo sapere qui sotto nei commenti! E se vuoi supportarmi, condividi il video con i tuoi amici, io ti ringrazio, e noi, ci becchiamo alla prossima!