Il triste capitolo che tutto il mondo sta vivendo, sta facendo in modo che sempre più attività si spostino online, comportando grosse limitazioni o grandi cambiamenti nell'erogazione di prodotti e servizi che molte aziende, enti e privati offrono. Al fine di poter sopperire, almeno un minimo al problema, oggi mi impegno a portare alla vostra attenzione un potente strumento digitale, gratuito, che si può adottare per migliorare la nostra produttività nel campo digitale, che siate insegnanti, studenti o professionisti, e che andremo ad approfondire in una serie di video a partire da questo. La Google Workspace di Casa Big G.
Salve a tutti Amici del Web e bentornati sul mio Blog! Io sono Lorenzo, e in questo articolo sono qui per mostrarvi come padroneggiare la Google Workspace e mantenervi super produttivi in ufficio, a scuola o a casa! Sempre di più infatti è fondamentale conoscere e saper utilizzare gli strumenti digitali che il nostro tempo ci propone! Vi invito a leggere l'articolo fino alla fine per non perdere nessuno dei software proposti o uno dei miei preziosi consigli! Ma prima di cominciare, vi ricordo di Iscrivervi al Canale YouTube, attivando la campanella degli avvisi e di lasciare un bel mi piace per supportarmi, ma non perdiamoci in chiacchiere e diamoci dentro!
Innazitutto è doveroso introdurvi a questo pacchetto di software e servizi, qualora non lo conosciate. Google Workspace (in precedenza G Suite, Google Apps for Work e Google Apps for Business) è una suite di software e strumenti di produttività per il cloud computing e per la collaborazione online, offerta in abbonamento da Google ma alla quale si può usufruire, con alcune limitazioni, anche senza abbonamento. Include le diffuse applicazioni web di Google tra cui Gmail, Hangouts, Calendar, Drive, Documents, ecc... . Nonostante questi prodotti siano disponibili gratuitamente agli utenti privati, Workspace offre vantaggi specifici per le aziende quali indirizzi email personalizzati in base al dominio (@tuaazienda.it), 30 GB di spazio minimo di memorizzazione per documenti ed email ad utente, nonché assistenza telefonica e tramite email 24h/24. In quanto soluzione di cloud computing, offre un approccio diverso rispetto ai software di produttività personale per l'ufficio in commercio, offrendo l'hosting delle informazioni dei clienti nella rete di data center sicuri di Google, o su server tradizionali gestiti internamente e fisicamente nelle sedi aziendali. Secondo Google, più di 5 milioni di organizzazioni nel mondo utilizzano Google Apps, tra cui il 60 per cento delle aziende della classifica Fortune 500. Dopo questo piccolo excursus sulla storia di queste app, possiamo senza dubbio dire che ci troviamo di fronte ad una potenza informatica senza precedenti, che non si rivolge soltanto alle aziende, ma anche ai privati.
Google come abbiamo già detto, offre svariate tipologie di Apps e diversi vantaggi alle aziende che decidono di affidarsi ai suoi servizi, tuttavia le stesse Apps non sono rivolte solo agli utenti "Enterprise". Qualunque utente con un telefono Android, con molte probabilità, utilizza di default i servizi Google sopracitati, gratuitamente, anche se con qualche piccola limitazione. Questo perché la politica "Business" è orientata a quegli utenti che usufruiscono del servizio/prodotto Google, ma necessitano di Assistenza, il 90 per cento degli utenti invece, operando con azioni "base" (passatemi il termine) non necessita di grande aiuto o assistenza. Ecco perché quindi, grazie ad un semplice account Google potremo avere accesso ad una miriade di strumenti gratuiti per la nostra produttività. Andiamo a vedere quindi più da vicino, quelle che, secondo me, sono le prime 3 App Google maggiormente utili al nostro scopo:
1) GMail:
Inutile dire che GMail sia attualmente uno sei servizi di punta di casa Google. Gmail è stato presentato con un lancio limitato il 1º aprile 2004 ed è attualmente il servizio di email Web più conosciuto al mondo. Il servizio è stato aperto a tutti gli utenti consumer nel 2007. A partire da giugno 2012, 425 milioni di persone utilizzano Gmail, e nel 2016 se ne stimavano 1 miliardo circa. Attualmente possiamo credere che il loro numero sia certamente accresciuto a seguito dell'integrazione dei servizi Google con i dispositivi mobili. Possiamo provare a riassumere GMail come un servizio gratuito di posta elettronica supportato da pubblicità, alla quale è possibile accedervi via web o tramite applicazioni che usano i protocolli POP3, IMAP o le API Google. Tuttavia è molto di più. E' il cardine più importante di un'infrastruttura di servizi volti ad integrare completamente l'esperienza utente in un unico ambiente. Basti pensare che il 13 maggio 2013 Google ha annunciato la fusione generale dello spazio di memorizzazione tra Gmail, Google Drive e Google Foto, offrendo agli utenti 15 GB di spazio di memorizzazione gratuito suddiviso sui tre servizi (un'ottima scelta per chi usufruiva di GMail e contestualmente sfruttava le GApps). Gli utenti, possono inoltre acquistare spazio di memorizzazione aggiuntivo, condiviso tra Gmail, Google Drive e Google Foto, con un piano di sottoscrizione mensile a pagamento. Dal 2015, lo spazio di memorizzazione fino a 15 GB divenne gratuito, mentre sono disponibili piani con un massimo di 30 TB di spazio per uso personale. Stiamo parlando di cifre immense per gli utenti, e che quindi permettono un'incredibile condivisione di dati. Immaginate di dover condividere tutti i compiti con i vostri studenti, avreste letteralmente tutto lo spazio che desiderate per portare a termine il compito ed avere ancora spazio disponibile per altro! Altro aspetto fondamentale è che a partire da luglio 2008 Gmail è configurato per l'accesso esclusivamente via HTTPS, evitando qualsiasi accesso non sicuro tramite HTTP. Utilizza una connessione HTTPS crittografata per l'invio e il ricevimento di tutte le email garantendo che "... il 100 per cento dei messaggi, viene crittografato durante il trasferimento interno" attraverso i sistemi aziendali. Un passo avanti che ancora oggi non tutti i competitor garantiscono, e certamente un punto a favore per GMail, che si conferma una delle caselle di posta più sicure in circolazione. Tuttavia il raggiungimento di questo risultato non è stato immediato: intorno al 2007, Gmail ha avuto importanti problemi di sicurezza che hanno permesso la compromissione completa di un account tramite le vulnerabilità di Cross-site scripting che interessavano la homepage di google.com o la diffusione di informazioni attraverso un file memorizzato sul server di Google che includeva tutti i contatti email dell'utente attualmente connesso. Il problema di vulnerabilità è stato velocemente risolto dopo la divulgazione iniziale su Internet e da quel momento Big G ha fatto tesoro dell'accaduto. Questo e altri episodi infatti, hanno portato il Team di GMail ad avere maggiore attenzione sulla sicurezza, arrivando quindi a questo attuale grado di maturità del servizio. Gmail offre ottimi filtri per lo spam: il sistema elimina automaticamente i messaggi contrassegnati come spam dopo 30 giorni. Gli utenti possono disabilitare il sistema di filtraggio dello spam creando una regola per eludere il filtro anti spam per tutti i messaggi, ma per chi non è avvezzo agli "strumenti del mestiere" è una cosa che sconsiglio caldamente. Gli indirizzi IP degli utenti di Gmail che utilizzano l'interfaccia Web sono mascherati al fine di proteggerne la sicurezza, un'altra piccola precauzione che gli sviluppatori hanno deciso di implementare su un'infrastruttura che credetemi, è a dir poco titanica. All'epoca fu una decisione precoce di Paul Buchheit, il creatore. Ma che ad oggi, nell'epoca dove la condivisione e la perdita dei dati è visto come uno scandalo, è un fattore determinante per lavorare in sicurezza sul web. Gmail effettua automaticamente la scansione di tutte le email in arrivo e in uscita alla ricerca di virus negli allegati. Se viene trovato un virus in un allegato che il lettore sta cercando di aprire, GMail cercherà di rimuovere tale virus e di aprire l'allegato ripulito. Capite quanto questo servizio possa essere determinante per chi magari deve lavorare in gruppo? Condividendo magari un progetto, una tesi, un compito? Gmail inoltre effettua la scansione di tutti gli allegati in uscita e impedirà l'invio del messaggio nel caso in cui sia stato trovato un virus, tutelandovi nello scambio delle email. Certo, non può proteggere il vostro computer, ma limita fortemente che, una volta aperta una mail, questa possa infettarvi! A questo proposito, Gmail non consente agli utenti di inviare o ricevere file eseguibili o archivi che contengono file eseguibili. Queste sono le caratteristiche e gli aggiornamenti che hanno fatto sì che, un colosso come Google, divenisse un capo saldo nel campo delle mail, rendendo GMail uno dei servizi più efficienti nel panorama mondiale, ed è per questo che consiglio caldamente l'uso di una casella di posta GMail per poter sfruttare al massimo tutti i prodotti Big G.
2) Google Calendar:
Al seguito dello splendido servizio di GMail, si affianca in modo sinergico Google Calendar. Calendar è un sistema di calendari concepito da Google che si collega facilmente alla mail di GMail (così come tutte le altre App). Google offre infatti la possibilità di creare più calendari, di condividerli e importarli da altri servizi online o sul computer. Google Calendar è parte integrante dell'account Google e si integra totalmente con gli altri servizi. Si tratta di un'agenda sulla quale inserire degli eventi. Può essere utilizzato come agenda personale (calendario privato), come agenda di un'organizzazione (calendario pubblico) o come agenda di una risorsa (ad esempio un'aula). Questa estrema versatilità della App ed il suo essere estremamente portabile e multipiattaforma, ha fatto sì che si ponesse come punto di riferimento per l'organizzazione giornaliera delle persone e dei Teams aziendali. Quindi perché non dovrebbe essere sfruttata anche da noi per aumentare la nostra produttività giornaliera? Ma vediamo nel dettaglio le sue funzionalità:
Accesso al contenuto:
Gli eventi sono memorizzati online, di conseguenza, il calendario può essere visualizzato da qualsiasi postazione dotata di accesso a Internet, dato estremamente versatile ed utile poiché di fatto per usufruirne basta una connessione. Per gli utenti che potrebbero aver riscontrato un guasto all'unità disco, ciò significa che nessun dato è stato perduto, merito del cloud. L'applicazione consente di importare file di calendario di Microsoft Outlook (.vcs) e file di iCalendar (.ics, de facto il formato di file per calendario aperto) confermando la sua estrema portabilità. È possibile aggiungere e condividere più calendari, consentendo la scelta tra diversi livelli di autorizzazione per gli utenti. Questa caratteristica consente la collaborazione e la condivisione di pianificazioni tra più gruppi di persone. Niente di meglio per un gruppo studentesco che decide di riunirsi online per studiare o per creare delle vere e proprie classroom virtuali non credete? I calendari generali disponibili per l'importazione nell'account di un utente includono i calendari che contengono le festività nazionali di diversi paesi. Gli utenti possono inoltre aggiungere URL di iCalendar "live" con frequenti aggiornamenti.
Condivisione dei calendari:
Google Calendar consente di creare e mostrare più calendari nella stessa visualizzazione. È possibile condividere ciascun calendario, in sola lettura o con controllo di modifica totale, permettendoci quindi di poter decidere se il calendario è unilaterale (come nel caso di una classe scolastica) o revisionabile (ottimo quindi se si lavora in gruppo).
Sincronizzazione dei dispositivi:
Attualmente, Google Calendar può usufruire di Google Sync per la sincronizzazione con molti dispositivi portatili o con applicazioni per PC tramite software di terze parti e in maniera nativa con iCal di Apple. Google Calendar è supportato in maniera nativa su smartphone e tablet basati su Android, cellulari basati su webOS come Palm Pre e dispositivi iOS come iPhone. Rimarcando la sua estrema portabilità. È possibile inviare promemoria degli eventi tramite email ed SMS sui cellulari in più di ottanta paesi e regioni. Semplicemente impeccabile per creare riunioni, classroom, meeting ed eventi online, quindi uno dei capisaldi per la produttività digitale in generale.
Notifiche:
Sul piano delle notifiche, questa applicazione sta diventando sempre più diffusa grazie all'ottimo servizio gratuito di notifica via SMS degli eventi del calendario. Nella pagina di configurazione di Google Calendar infatti è possibile impostare il proprio numero di cellulare e ricevere senza spese un promemoria dell'evento sul cellulare (o via email), impostando quanto tempo prima dell'evento si desidera ricevere il messaggio (da 1 ora a 4 settimane). Potrete quindi stare tranquilli che gli utenti invitati al vostro meeting saranno certamente avvisati. Il creatore del calendario può decidere chi è autorizzato a vederlo, chi è autorizzato a inserire eventi e chi è autorizzato ad amministrarlo. Una volta creato un evento è possibile inviare l'invito a partecipare ad altre persone. L'invito consiste in un'email, ma se i destinatari sono a loro volta iscritti a Google Calendar la richiesta apparirà anche all'interno del loro calendario personale. Se l'invito viene accettato, l'evento si inserisce nell'agenda dell'invitato.
Google Calendar quindi ci permette non solo di poter avere un'agenda personalizzata ultra portabile e multi piattaforma, ma ci permette di organizzare incontri, e riunioni. Mantenendoci in contatto con le persone che ci circondano con un semplice reminder. Utilissimo soprattutto per chi deve tenere un "Diario" delle lezioni da seguire o da proporre e per questo si integra benissimo all'uso sinergico con GMail, davvero una combinazione micidiale.
3) Hangouts:
A chiudere il trittico di programmi per la produttività di questo primo video, troviamo Hangouts. Hangouts è un software di messaggistica istantanea e di VoIP sviluppato da Google. È disponibile per le piattaforme mobili Android e iOS e come estensione per il browser web Google Chrome, praticamente oserei dire che è un software già in vostro possesso. Inoltre è possibile sfruttare i servizi offerti da Hangouts anche all'interno della web mail Gmail e dal suo sito web (che venne aperto nel settembre del 2015). Il 23 aprile 2014, mediante l'aggiornamento alla versione 2.1 viene migliorata la gestione degli SMS sui dispositivi mobili. Vengono mostrati in un unico stream (con indicazioni differenti) i messaggi inviati mezzo dati e mezzo SMS con lo stesso contatto. La partecipazione è gratuita e aperta a chiunque, anche agli utenti privi di un profilo Google. Il programma invia un'e-mail di notifica con il link per entrare nel meeting e un numero per entrare nella stanza senza connettersi ad Internet. Una delle maggiori potenzialità di Google Hangouts è la possibilità di mettere in comunicazione più persone, fino ad un massimo di 10 contemporaneamente. La sua caratteristica principale è, a parer mio, la possibilità di ricalcare un po' la filosofia Apple di iMessage, mantenendo le chiamate gratuite tra utenti Hangouts, rendendosi assolutamente utile in questo momento.
E questo era il mio #1 articolo sulla Google Workspace! Realizzerò il suo seguito prossimamente, pertanto restate connessi! Spero che il mio video vi sia piaciuto, eventualmente fatemelo sapere qui sotto nei commenti o con un bel Mi Piace. Vi invito come sempre a seguirmi sui vari social se volete rimanere in contatto con me, trovate i link in descrizione. Vi ricordo inoltre di iscrivervi al mio Canale Telegram per ricevere la mia "Ogni Tanto Letter" settimanale con le news più interessanti del settore informatico. Se avete dubbi o consigli o se volete suggerirmi il tema del mio prossimo video, non esitate a farmelo sapere qui sotto nei commenti! E se vuoi supportarmi, condividi il video con i tuoi amici, io ti ringrazio, e noi, ci becchiamo alla prossima!