Viviamo nell'era della frenesia, della massima organizzazione, e saper organizzare il proprio tempo per poter massimizzare la produttività personale è diventato un requisito fondamentale per chiunque. Organizzarsi nel modo giusto e con criterio è un mantra persino per molte aziende e requisito fondamentale persino per le assunzioni lavorative. Ecco perché con la mia Rubrica Software per la Produttività Digitale, mi sono posto come missione quella di aiutarvi ad aumentare la vostra produttività quotidiana. Oggi lo faremo mostrandovi Trello, un servizio web fornito anche come App, che permette di organizzare il proprio WorkFlow in modo unico e assolutamente vincente!
Salve a tutti Amici del Web e bentornati sul mio Blog! Io sono Lorenzo e con questo video, riparte con il nuovo anno la Rubrica: Software Per La Produttività Digitale, da oggi in poi SPPD. In questo video scopriremo una delle App che mi ha maggiormente colpito e che ho usato, e sto usando, per organizzare la programmazione del mio Canale YouTube. Restate con me fino alla fine, perché ne vedremo delle belle, ma prima di cominciare, lasciate che vi inviti ad Iscrivervi al Canale, attivando la campanella degli avvisi e di lasciare un bel mi piace per supportarmi, ma non perdiamoci in chiacchiere e diamoci dentro!
Per poter capire come Trello possa aiutarci nella nostra organizzazione quotidiana, dobbiamo chiederci: Che cos'è Trello? Trello è un Software di Project Management che struttura il proprio lavoro attraverso bacheche condivise. Trello è destinato a team di tutte le dimensioni e categorie, chi crea, chi fa e chi realizza sogni (fondamentalmente quindi, è adatto ad ogni studente, lavoratore o creator). In poche parole, è un software di organizzazione del proprio lavoro, totalmente personalizzabile, che permette ad ogni utente di potersi organizzare con il proprio stile. Ogni progetto è suddiviso in Liste, che vengono riempite da schede, che rappresentano il lavoro da svolgere su quella lista ad esempio, organizzando il tutto in modo ordinato e ben strutturato. Possiamo tranquillamente immaginarlo come una sorta di lavagna portabile e condivisibile dove poter creare liste di obiettivi e organizzarle secondo le proprie esigenze. Trello è accessibile da browser, mediante la web app, ed è disponibile anche App disponibile sia per iOS che Android. Questo permette di poter accedere ai propri documenti e di lavorare al proprio progetto da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Questo è senza dubbio uno dei maggiori punti a favore di Trello, che personalmente, mi permette di appuntare qualsiasi idea per il Canale, in qualsiasi momento ed in qualsiasi luogo. Prima di addentrarci nel cuore e nell'anima di questa recensione però, è doveroso informarvi che nonostante Trello sia un potente strumento usufruibile gratuitamente, esistono dei piani Premium, per gli Utenti che necessitano di determinate esigenze o per le aziende. I piani disponibili, e le relative caratteristiche sono:
Gratis — include tutte le funzioni principali di Trello (bacheche, liste, schede, membri, checklist e allegati illimitati), la possibilità di utilizzare un Power-Up per bacheca e allegare file fino a 10MB dal computer, oppure collegare qualsiasi file da Google Drive, Dropbox, o OneDrive. Di sicuro, una versione già considerevolmente potente.
Business Class — include tutto ciò che è incluso nella versione gratuita di Trello. In più aggiunge la possibilità d’integrazione con: Evernote, Github, Google Hangouts, Mailchimp, Salesforce, Slack, Google Drive e altro ancora. Costa 10 dollari/mese (pagamento annuale).
Impresa — include tutte le funzioni dei piani analizzati in precedenza e, in più, offre strumenti avanzati pensati per le aziende che hanno bisogno di gestire team di grandi dimensioni con assistenza personalizzata. Costa circa 21 dollari/mese (pagamento annuale).
La Versione Gratuita è molto potente, di fatti io stesso non ho per niente avuto la necessità di dover progredire con il piano. LA procedura di Registrazione è velocissima, ma qualora foste pigri, potrete accedere attraverso il vostro Account Google, Apple o Microsoft. Comodo no? Ma arriviamo al cuore del Software. In che modo Trello può aumentare la mia produttività? Semplice: attraverso la personalizzazione! Potete dimenticare i fastidiosi e difficili pattern da seguire per aumentare il vostro WorkFlow, Trello vi mette a disposizione una bacheca bianca, che potrete riempire con tutte le vostre esigenze. Ma vediamolo con la lente di ingrandimento, per poter capire al meglio di che cosa sto parlando. Gli elementi caratterizzanti di Trello sono fondamentalmente 3: la Bacheca, le Liste e le Schede. La Bacheca rappresenta il nostro Progetto, o il lavoro da svolgere, o anche solo la rappresentazione immaginaria della nostra giornata tipo. Possono essere di due tipi: private, quindi accessibili soltanto dai proprietari dell’account che l'hanno creata modificandone ogni aspetto liberamente. E pubbliche, visibili a tutti i membri del team coinvolti, così da poter coordinare le attività. Inoltre, è presente la possibilità di creare gruppi di lavoro differenti, con persone differenti, a cui dedicare bacheche specifiche, in modo che ogni membro abbia accesso soltanto alle attività del proprio gruppo, ma non a quelle in cui non è coinvolto. Questo approccio permette lavori collaborativi sinergici, senza però avere il pensiero di poter avere delle interferenze di qualunque sorta. Le Liste sono le Colonne Tematiche che terranno insieme il nostro Progetto, caratterizzando le Schede per argomento, e mantenendo tutto il lavoro in perfetto ordine. Personalmente ad esempio, trovo molto utile poter dividere in Macro Argomenti ciò che sto facendo. Questo mi permettere di suddividere in microcategorie, le Liste appunto, il mio lavoro, spezzettandolo e rendendolo assolutamente più facile da svolgere. Inoltre la possibilità di spostare le schede, mediante il Drag and Drop, ovvero il prendi e sposta, rende semplicissimo il passaggio di una scheda da un argomento all'altro. Utilissimo se per esempio, in un team, alcune persone devono consegnare una parte di un progetto ad altre per la revisione, in questo modo non bisogna necessariamente sincronizzarsi con il lavoro, ma ognuno può svolgere il suo compito in completa autonomia e contestualmente continuare a dialogare attraverso la piattaforma, con il resto del team! Infine, troviamo le Schede. Le Schede non sono altro che le singole unità che contengono i vari task/obiettivi da raggiungere e all’interno delle quali si svolge fondamentalmente tutto il lavoro. Avendo organizzato prima per progetti, poi per categorie, i vari lavori, ora si lavora sul singolo elemento, ovvero il singolo obiettivo da raggiungere. Oltre alla descrizione, indispensabile per capire con che cosa dovremo confrontarci, ad ogni singola scheda è possibile aggiungere utenti, allegare file, url, dati e una data di scadenza. Da brivido vero? Tra le varie funzionalità, una tra le più rilevanti è certamente quella che permette di inserire delle checklist dove una barra di completamento avanza ogni volta che un elemento viene completato. Utilissimo per determinare a che punto di un progetto ci si trova man mano che si lavora. Inoltre, come già detto, queste possono essere spostate da una lista all’altra con un semplice drag and drop man mano che il progetto avanza, uno strumento potente per rendersi conto di quanto si stia realmente progredendo con il proprio lavoro. L’area chiamata “Card Back” è composta da 4 sezioni, ognuna delle quali fornisce un feature molto interessante. Abbiamo innanzitutto la Card Description, dove inserire tutte le informazioni aggiuntive che possono tornare utili per un determinato lavoro. L'utilissima area Comments and Activity, che rappresenta la timeline delle attività e dei commenti sul nostro obiettivo da raggiungere o lavoro da svolgere. La sezione Add, con cui si possono aggiungere nuovi membri ad un certo lavoro, assegnare determinati task ai singoli membri specifici, inserire scadenze, etichette o allegati di vario genere. Infine abbiamo la sezione Actions, con cui poter copiare, spostare, archiviare o sottoscrivere una scheda. Una particolare attenzione, va dedicata alle Etichette. Attraverso esse, è possibile attribuire diversi livelli di priorità alle varie schede, permettendoci di organizzarle per importanza o scadenza ad esempio. Assegnando un’etichetta, avremo una visione d’insieme del progetto e dunque potremo monitorare maggiormente il suo andamento, riuscendo facilmente ad individuare quello che non va. Inoltre, è presente la possibilità di filtrare le schede attraverso l'attribuzione di colori alle varie etichette, così da evidenziarle visivamente e permettere di facilitare il sistema di ricerca ad un utente. Quindi mediante l'ausilio di una Legenda di colori è possibile determinare la categoria o il livello di importanza di un determinato Obiettivo o Task, aumentando la velocità con cui ci si approccia alla risoluzione dei problemi. E' da Agosto che sto assiduamente utilizzando Trello per organizzare la mia Agenda personale di impegni qui sul Canale, raccogliendo informazioni, consigli, commenti, e organizzando il tutto in un unico luogo. Parlando di numeri, Trello è usato da circa 35 milioni di persone attivamente, mantenendosi una delle Web App e StartUp della Produttività di maggior successo del settore. Vi basti pensare che è stato usato persino per l'organizzazione dei task di sviluppo del kernel Linux per un periodo da alcuni sviluppatori, già solo questo basta per farvi rendere conto di quanto sia utile. Inoltre la sua fruizione gratuita rende davvero semplice approcciarsi ad esso ed innamorarsene, quindi che aspettate? Provarlo non costa letteralmente nulla!
Grazie per avermi ascoltato fin qui, spero di avervi incuriosito e di essere riuscito a farvi venire voglia di provare questo bellissimo software. Fatemi sapere cosa ne pensate con un commento. Se il video vi è piaciuto, condividetelo con i vostri amici! Se volete rimanere in contatto con me, vi invito a seguirmi sui vari social, trovate i link in descrizione. Vi ricordo inoltre di iscrivervi al mio Canale Telegram per ricevere la mia "Ogni Tanto Letter" con le news più interessanti del settore informatico. Se avete dubbi o consigli o se volete suggerirmi il tema del mio prossimo video, scrivetelo sempre qui sotto nei commenti! Io vi ringrazio, e noi, ci vediamo alla prossima!